本日決めること
本日は、作るものの中身ではなく進め方を決めさせてください。中身は次の要件定義で一つずつ確認していきます。
- 定例のお打ち合わせの頻度と、曜日・時間 毎週か隔週か。お忙しい時期があれば、あわせてお聞かせください
- 承認の体制。どなたの承認をもって完了とするか 各工程の区切りでご承認をいただきます。ご判断いただく方を確定させてください
- やり取りをする場所 可能であればLarkに集約させていただきたく、ご相談させてください
あわせてお伝えすること
案件の全体像
今回の目的
先日のお打ち合わせで伺ったお話です。同じ方の情報を、名刺の読み取り・報告資料・Pipedrive と何度も入力し直していることが 負担になっていると理解しました。今回はここをなくすことを目的とします。
あわせて、フォーラムに来られた方の情報が、当日限りで終わらずに残る形にします。 どの企業のどなたが、どの経路で来て、当日実際に来場したかは、その場でしか記録できません。
今回のゴール
次の3つができている状態を、今回のゴールとします。
- お申し込み・名刺・お問い合わせ・ご紹介が、1つの名簿に集まっている
- 名簿からボタン1つで Pipedrive へ送れる。同じ情報を二度入力しなくてよい
- フォーラムの後、どなたに何をするかが、属性ごとに名簿から分かる
今回の範囲
ご提案の際に口頭でお話しした内容を、あらためて書き出しました。認識の違いがないか、ご確認ください。
今回対応する範囲
- 参加者名簿の構築（日本語と英語の併記）
- お申し込みフォームの設置と、ご案内ページからの導線
- チケット販売の仕組みからの、購入者情報の取り込み
- 当日の受付（QRの読み取り・お名前検索）と、受付担当者向けの手順書
- 属性の設計（事業会社・出資者候補・学生・スタートアップ・メディア／既存と新規）
- Pipedrive への自動連携
- 属性ごとのご連絡の自動送信の設定
- 本社ご報告用の集計画面と、英文のまとめ
今回は対応しない範囲
- 動画の撮影・現地での撮影・ライブ配信の設定 今回のゴールに含まれないため。配信の仕組みの選定と運用は御社側でお願いします
- チケット販売の仕組みそのものの構築・運用 Peatix・zaiko のいずれをお選びになっても、名簿側の作りは変わりません
- 日本語のコーポレートサイト、フォーラムのご案内ページ、見逃し配信のページ 別の制作物のため。ご案内ページには、お申し込みの導線だけを置かせていただきます
- フォーラム当日の、会場での受付対応 手順書のご用意と、遠隔でのサポートまでとします
- 英語での会議の通訳、英語でのお打ち合わせ、スイス本社との直接のやり取り 対応できません。英文の下書きの作成と、英語資料の日本語化までとします
- 量子コンピューターに関する技術的な内容の正確性の担保 弊社は専門家ではありません。技術的な記載は御社の監修をお願いします
- シンガポール・カナダの拠点への展開 今回は日本の分のみです。横展開できる作りにはしますが、複製は別途お見積りします
進め方とスケジュール
全体の工程
定例での進め方
定例のお打ち合わせでは、毎回この3つを行います。頻度と曜日は本日決めさせてください。
ご要望の扱い方
お打ち合わせやご連絡でいただいたご要望は、次の3つに分けて、その場で分類をお伝えします。
| どういうものか | いつ対応するか | |
|---|---|---|
| A | 動かない・間違っている | すぐに直します |
| B | こうしたい、という改善のご要望 | その工程の区切りで、まとめて対応します |
| C | 今回の範囲を超えるもの | 別途ご相談のうえ、進め方を決めます |
テストと検収
テストの項目はこちらでご用意します。確認する内容と担当を一覧にしてお渡ししますので、 その項目に沿って実際の業務でお試しください。見つかった点は上のA・B・Cで分類し、 Aをすべて直しきった時点で検収とさせていただきます。
体制と連絡
ソウゾウ側の体制
| 役割 | 担当 |
|---|---|
| 全体の進行・ご窓口 | 西澤 |
| 開発 | 菊池 |
| 最終のご判断 | 西澤 |
お客さま側の体制
本日お伺いします。次の2つをお聞かせください。
- 各工程の区切りで、ご承認をいただく方
- 定例のお打ち合わせにご出席いただく方
ご連絡の方法
日々のご連絡・ご質問をどこでやり取りするか、本日決めさせてください。 可能であれば、Larkのグループに集約させていただきたいと考えています。
記録の残し方
お打ち合わせはすべて録画します。議事録は当日中に作成して共有します。 議事録には「決まったこと」と「持ち帰る確認事項」を分けて書き、 確認事項は次回の事前資料の「本日決めること」にそのまま引き継ぎます。
ご準備のお願い
次の要件定義を進めるにあたって、次のものをご用意ください。
| いただきたいもの | 内容 | 期限 |
|---|---|---|
| 告知開始日のご確定 | 9月15日を前提に組んでいます。前後する場合はお早めにご連絡ください | 本日 |
| チケット販売の仕組みのご確定 | Peatix・zaiko のどちらか。フォームで何を聞くかが変わります | 9月7日 |
| Pipedrive のご契約内容 | ご契約プランと、機能の一覧。外部からの連携が可能かどうかが分かるもの | 9月11日 |
| 既存のお名前の一覧 | いまお持ちの名簿。Excel でも名刺の書き出しでも構いません | 9月18日 |
| フォーラムの確定日程 | 決まり次第で構いません。リハーサル以降の日程を確定させます | 決まり次第 |
次回までにやること
要件定義までに、それぞれで進めておくことです。
ソウゾウ合同会社
- 本日の議事録を作成し、共有します 本日中
- 契約書（日本語・英語）と、初回分のご請求書をご提出します 9月4日
- Larkのグループを作成し、ご招待します 9月3日
- 定例のご予定を、カレンダーに登録します 9月3日
- 要件定義でお伺いする項目の一覧を、事前に共有します 要件定義の前日まで
QAI Ventures AG様
- 告知開始日のご確定 本日／メディア様とのお打ち合わせで変わる場合はご連絡ください
- チケット販売の仕組みのご確定と、Pipedrive のご契約内容 9月7日・9月11日／詳しくは「05 ご準備のお願い」
- 本社へのご起案と、契約書へのご署名 見込みが分かり次第、ご共有ください
- 各工程のご承認者と、定例にご出席いただく方の確定 9月4日
- Larkのご招待の受け取りと、ログインのご確認 9月4日