QAI VENTURES AG ／ JAPAN
フォーラムは通過点です。本当に動きたいのはその直後なので、ゴールを2階層で置きます。
会場参加・オンライン視聴・名刺・紹介。すべての接点を1か所に集め、CVC／LP候補／学生／スタートアップ／メディアの別と、どこから来たかを記録します。
2号ファンドの金融庁届出が完了した瞬間、LP候補へ動き出せる状態を作ります。名簿はその母数であり、来年以降のハッカソン・アクセラレーター運営にもそのまま使えます。
| 項目 | 提案書（8/26版） | 現在 |
|---|---|---|
| 開催日 | 9月29日（火） | 10月最終週〜11月頭 ※延期は確定 |
| チケット | zaiko.io | Peatix |
| 配信 | zaiko.io | Vimeo（視聴登録者を特定できる形） |
| 座組 | 単独開催 | 大手経済メディアの共催／協賛を協議中 |
| 権威付け | — | 内閣府・国の登壇 |
| 契約 | ランサーズ経由 | QAI Ventures AG と直接契約（日英併記・CEO署名） |
設計への影響：Peatix は参加者のアカウント登録メールアドレスを主催者に開示しません。申込フォームで何を取得するかの設計が必須になります。一方 Vimeo の視聴登録は、オンライン参加者を名簿化できるという意味で、むしろ追い風です。
基準になるのは「開催当日」ではなく「申込フォームの公開日」です。
告知が始まってから台帳を作ると、初動でお申し込みいただいた方の属性と流入経路が取れません。名簿はあとから作り直せないので、フォームは告知の前日までに動いている必要があります。
開催が4〜5週間後ろへ動きましたが、そのぶんを集客期間に充てる前提なので、告知開始日はほとんど変わりません。当初は9月中旬に告知して2週間で集める計画でした。今回は同じ9月中旬から、6週間かけて集める形になります。
延期で得たのは日程の余裕というより、集客期間そのものです。会場が埋まらないことを避けるための延期ですから、告知も一緒に後ろへ動かしてしまうと、延期した意味がなくなってしまいます。
開催日が未確定のため、「告知開始日」を起点に組みます。開催日が10/29でも11/5でも、前半のスケジュールは変わりません。
| 当初計画 | 今回 | 差 | |
|---|---|---|---|
| 開催日 | 9月29日 | 10月末〜11月頭 | ＋4〜5週 |
| 集客期間 | 約2週間 | 約6週間 | ＋4週 |
| 告知開始 | 9月中旬 | 9月17日 | ほぼ変わらず |
後ろへ動いた分を集客期間に充てるため、前半のスケジュールは当初とほぼ同じです。ただし当初と違い、多少ずれても致命傷にはなりません。9月16日は「外すと開催に間に合わない締切」ではなく、「外すと集客期間が縮む目標」です。
実際の告知開始日を決めるのは、共催メディア様との調整です。掲載スケジュールによっては前倒しにも後ろ倒しにもなります。現時点では読めないため、こちらは9月17日を前提に準備を進めます。前倒しになっても対応できますし、後ろになれば単に余裕が生まれるだけです。
台帳と申込フォームは告知日に依存しない成果物なので、早く作って無駄になることはありません。逆に告知日の確定を待ってから着手すると、メディア様の都合で前倒しになったときに間に合わなくなります。読めないうちは早い側に合わせておく、という考え方で組んでいます。
2026年は敬老の日（9/21）と秋分の日（9/23）に挟まれた9月22日が国民の休日になり、9月19日〜23日が5連休になります。11年ぶりの大型連休で、有給を足せば最大9連休。9/18〜9/25はB2Bの意思決定がほぼ止まる週と考えたほうが安全です。
そこで、連休前に日程だけで受付を開け、連休明けにプログラムを載せた本告知をぶつけます。本告知の時点で「すでに◯名申込」の状態を作っておくと、メディアからの送客が効きます。申込ゼロのページに人を流すのが、いちばんもったいない使い方です。
Lark Base はあとから項目を足せる仕組みです。ゼロから開発する場合と違い、最初に要件を固め切る必要がありません。決めるものごとに締切が違うので、分けて進めます。
| 決めるもの | いつまで | 理由 |
|---|---|---|
| 申込フォームの項目 | 9月8日 | 告知に間に合わせる必要があります |
| 属性タグの区分 | 9月8日 | フォームの選択肢に直結します |
| 台帳の項目構成 | 9月12日 | フォーム公開後でも追加できます |
| 当日受付のタグ運用 | 9月30日 | 10月中旬の構築に間に合えば十分です |
| Pipedrive 連携の仕様 | 10月上旬 | 告知後の実装フェーズで詰めます |
| フォロー文面の出し分け | 10月中旬 | 開催直前でも間に合います |
9月8日までに確定が必要なのは上の2つだけで、実質は「申込フォームで何を聞くか」の一点に集約されます。項目案はこちらで作成して9月5日にお出ししますので、ご確認いただくだけで結構です。
開催日は11月5日（木）を推します
10/29だと本告知から5週間、11/5なら6週間。有料B2Bカンファレンスの集客期間は6〜8週間が標準なので、240名を狙うなら1週間の差は小さくありません。日程に複数の候補があるなら、この観点を先方にお伝えいただく価値があります。
なお 11月3日（火）は文化の日のため、「11月頭の週の月・火・木」は実質 11/2（月）か 11/5（木）の二択になります。
城野様に手を動かしていただきたいことは、ほとんどありません。本日この場で2つ伺えれば、あとは9月8日までに本社のご承認をいただくだけです。設計はこちらで作ってお持ちします。
| 内容 | 提出日 | 城野様の作業 |
|---|---|---|
| 申込フォームの項目案 | 9月5日（金） | ご確認のみ |
| 属性タグの区分案 | 9月5日（金） | ご確認のみ |
| 台帳の項目構成案 | 9月12日（金） | ご確認のみ |
項目の設計はこちらの担当範囲です。ご確認いただいて問題がなければ、そのまま進めます。修正のご指示だけいただければ十分です。
| 領域 | 主担当 | 補足 |
|---|---|---|
| 台帳・フォーム・連携・受付の仕組み | ソウゾウ | 設計から構築、当日の遠隔サポートまで |
| 集客・告知・メディア折衝 | QAI Ventures 様 | ソウゾウは導線の設置のみ担当します |
| 本社への起案・承認・送金 | QAI Ventures 様 | 英文サマリーはこちらでご用意します |
| 属性設計・KPIの決定 | 両者 | 本日ご意向を伺い、こちらで形にします |
| 当日の物理的な受付運営 | QAI Ventures 様 | 手順書と遠隔サポートで支えます |
ご予算のご事情を踏まえ、PLAN B のスコープを調整した形でご提案します。あわせて、海外送金と契約主体の論点を先に整理しておきます。
| 項目 | 金額（税別） | 内容 |
|---|---|---|
| 初期構築 | 300,000 円 | 台帳・申込フォーム・Peatix / Vimeo からの取り込み・Pipedrive 自動連携・当日受付（QR＋名前検索）と手順書・属性別フォローの自動送信設定・本社報告ダッシュボード／英文サマリー |
| 実費 | 実費のみ | Lark のライセンス費用、API 利用料等。弊社の手数料は上乗せしません |
ランニングコストは Lark の無料枠（20名・2,000行）の範囲に収まる見込みです。ただし無料枠は改定されうるため、有料プラン（Pro 1,420円／人・月）へ移行しても構成が壊れない形で構築します。
フォーラム当日およびその翌週までを、この費用の範囲とさせてください。開催日が10月29日でも11月5日でも、当日から1週間後までが含まれます。名簿の抽出、面談リストの生成、本社への報告レポートまでが対象です。
ご提案時の PLAN B は500,000円でした。300,000円でお受けするにあたり、以下の2点をお願いできればと考えています。金額を下げること自体が目的ではなく、今回を起点に本社へ広げていければ、という前提での設定です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 契約主体 | QAI Ventures AG（スイス本社）と ソウゾウ合同会社 の直接契約 |
| 契約書 | 日本語・英語の併記。本社 CEO のご署名 |
| 支払条件 | 着手時 50% ／ 納品時 50% |
| 請求書 | 英文インボイス。為替変動を避けるため円建てでのご請求を推奨します |
| 送金手数料 | 負担区分（OUR / SHA / BEN）を契約書に明記させてください。着金まで数日〜1週間を見込みます |
| 準拠法・管轄 | 日本法・東京地方裁判所を第一希望としてご提案します |
| データの帰属 | 名簿データの所有権は QAI Ventures 様に帰属します。CSV・API でいつでも全件書き出せる形でお渡しします |
| 秘密保持 | 契約書内に条項として記載 |
消費税の取り扱い（国外事業者への役務提供にあたるかどうか）は、弊社の税理士に確認のうえ、請求書の最終版でご案内します。この場では確定的なことを申し上げません。
この3点をそのまま本社へお回しいただける形にしています。ご不明点があれば、この場で修正してお出しします。
遅れや変更は起こりうるものとして、起きたときに何をどう切り替えるかを先に決めておきます。決めておけば、遅れがそのまま失敗にはなりません。
| 起こりうること | 見極めのタイミング | そのときどうするか |
|---|---|---|
| 本社のご承認が9/8を過ぎる | 9月8日（火） | 開催そのものには影響しません。告知開始が後ろへずれ、そのぶん集客期間が縮みます。1週間程度の遅れであれば、①開催日を11/5に寄せていただく、②一次告知を既存ネットワーク100名へのクローズド案内に絞る、のいずれかで吸収できます。 |
| メディアが自社サイトで申込を受け付ける | 来週の打ち合わせ | 台帳の設計は変わりません。メディア様から定期的にCSVをいただき、流入経路タグを付けて取り込む運用に切り替えます。ただし手作業が発生するため、可能であれば Peatix への一本化をご主張ください。 |
| Pipedrive の API がプラン上使えない | 機能一覧の確認時 | CSV の書き出し／取り込み運用に切り替えます。ボタン1つとはいきませんが、二重入力はなくなります。 |
| 内閣府の後援名義が9/17に間に合わない | 本日 | 一次告知から後援表記を外し、9/24の本告知で載せます。一次告知は日程の確保が目的なので、影響は限定的です。 |
| 本社の情報セキュリティで Lark が通らない | ご承認プロセス中 | Pipedrive を主軸とした代替構成で組み直します。入口の一本化・属性設計・出口の確保という設計思想は変わらないため、これまでの検討は無駄になりません。 |
| 開催日がさらに動く | 随時 | 告知開始日を起点に組んでいるため、後半の日程をスライドさせるだけで対応できます。前半（9/16のフォーム稼働まで）は影響を受けません。 |
最大のリスクは、スケジュールではなく集客です
8,800円の有料チケットで、新規140名を6週間で集めるという計画です。既存ネットワークからの約100名は読めますが、残りはメディア協賛がどれだけ送客するかに依存します。名簿が集まらなければ、台帳の価値も出ません。
ここは弊社の担当範囲外ですが、来週の打ち合わせで「メディア側の想定送客数」を確認しておいていただけると、こちらも属性設計とフォローの組み立てを現実的な規模に合わせられます。
| # | 内容 | 担当 | 期日 |
|---|---|---|---|
| 1 | 契約書（日英併記）・半額請求書・英文サマリーのご提出 | ソウゾウ | 本日 |
| 2 | 申込フォームの項目案と属性タグの区分案のご提出 | ソウゾウ | 9月5日（金） |
| 3 | 本社へのご起案とご承認 | QAI Ventures 様 | 9月8日（火） |
| 4 | 項目案・区分案のご確認 | QAI Ventures 様 | 9月8日（火） |
| 5 | メディア様との打ち合わせ結果のご共有（告知開始日・申込窓口・想定送客数） | QAI Ventures 様 | 打ち合わせ後 |
| 6 | 週次定例（30分・Lark ビデオ）の設定 | 両者 | 本日決定 |
定例は毎週の同じ曜日・時間で押さえさせてください。開催日が動く案件なので、決めごとが溜まる前に短く回すほうが、結果的にお互いの手間が減ります。